Privacyreglement 4YOU Training & Advies / A HOUSE 4 YOU

 

 Doel en reikwijdte van het privacyreglement

 

Doel van het reglement is vastlegging van de maatregelen die 4YOU Training & Advies / A HOUSE 4 YOU heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met cliëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd) van cliëntgegevens, die reeds in een bestand zijn of in een bestand worden opgenomen, conform WGBO en AVG.

 

 Afspraken

 

1.         Verzamelen en verwerken van cliëntgegevens

        a)     Cliëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.

        b)     Gegevens kunnen worden verzameld tijdens (telefonische) consulten, behandelingen of anderszins.

        c)      Doeleinden zijn:

               -        gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name begeleiding/ behandeling, consult, doorverwijzing, overdracht).

               -        gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en voor de praktijkaccreditatie.

               -        ten behoeve van verwerken persoonsgegevens in werkprocessen

               -        e-mailadres t.b.v. nieuwsbrief en informatie verstrekking

               -        andere doeleinden, mits vooraf met de cliënt overeengekomen.

 

 

2.         Verwerking van algemene cliëntgegevens, gezondheidsgegevens.

 

       a)     Algemene cliëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

 

-        de cliënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend.

 

-        verwerking is noodzakelijk voor de verlening van therapie aan de cliënt.

 

-        verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.

 

 

 

b)     Gezondheidsgegevens van de cliënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

 

-        verwerking gebeurt door medewerkers van de praktijk voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt noodzakelijk is.

 

-        verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst, echter wel na een getekende toestemmingsverklaring van de cliënt.

 

 

3.         Organisatie van de informatiebeveiliging

 

4YOU Training & Advies / A HOUSE 4 YOU heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat cliëntgegevens zorgvuldig worden behandeld.

 

a)     Alle medewerkers die cliëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van cliëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.

 

b)     Cliëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; gegevens worden in beginsel vijftien jaren bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.

 

c)      Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk

 

 

4.         Rechten van de cliënt

 

a)     De cliënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt.

 

b)     De cliënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de cliënt en de praktijk kan hiervoor een redelijke vergoeding vragen.

 

c)      De cliënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.

 

d)     De cliënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.

 

e)     Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is.

 

 

 

f)       Indien de cliënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk.

 

 

g)     Daar waar de cliënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

 

 

 

5.         Gedrag medewerkers in de praktijk

 

a)     Alle medewerkers van 4YOU Training & Advies en A HOUSE 4 YOU worden geacht te handelen in het kader van het beroepsgeheim; dit geldt zowel voor medewerkers in(vast) dienstverband als voor medewerkers die waarnemen/invallen of stage lopen.

 

b)     Wanneer personen/bedrijven binnen de praktijk werkzaamheden uitvoeren, zoals computeronderhoud of ijking van instrumenten, wordt gecheckt of zij zich beroepsmatig dienen te houden aan het beroepsgeheim, mochten zij enigerlei cliënteninformatie opvangen.

 

c)      Alle medewerkers van de praktijk  worden geacht grote zorgvuldigheid te betrachten in het verstrekken van vertrouwelijke informatie aan cliënten aan de balie of op andere plekken in de praktijk waar de privacy niet is gewaarborgd.

 

 

 

6.         Publicatie privacyreglement

 

Dit privacyreglement van praktijk 4YOU Training & Advies en A HOUSE 4 YOU treedt in werking op 25 mei 2018 en is gepubliceerd op de website van de praktijk en is voor cliënten ter inzage op de praktijk aanwezig.

 

 

Terneuzen, mei 2018